HAKUPROSESSI

Päätin aloittaa vaihtovuoteen liityvät postaukset sieltä, mistä vaihtovuosi varsinaisesti teoriassakin alkaa. Luvassa on siis postaus Rotaryn hakuprosessista. Rotaryn nuorisovaihtosivuille pääset klikkaamalla tästä. Postaus on suunnattu erityisesti tuleville vaihto-oppilaille, mutta myös muille asiasta kiinnostuneille on luvassa kattava tietopaketti!

1. Ensimmäisenä kohtana hakuprosessissa on ehdottomasti tarkkaan harkitseminen. Oletko varmasti valmis lähtemään? Vaihto-oppilasvuosi ei ole loma.
2. Jos läpäiset kohdan yksi, on sinun tiedusteltava oman paikkakuntansi Rotary-klubeilta, mikäli klubit/klubi ovat lähettämässä uusia vaihto-oppilaita maailmalle. Oikeiden yhteystietojen löytäminen saattaa viedä aikaa, sillä sitä ei kovin helpoksi tehtäväksi kaikkien kohdalla ole tehty. Yhteystietojen metsästäminen kannattaa aloittaa nuorisovaihdon sivuilla "Ota yhteyttä" -kohdasta.
3. Mikäli klubi/klubit vastaavat myöntävästi, on aika lähettää vapaamuotoinen hakemus. Aivan, vapaamuotoinen. Koska hakemukseen ei ole valmista pohjaa, kannattaa sen suunnitteluun käyttää aikaa. Hakemukseen kannattaa todella panostaa, sillä onhan kyseessä vaihto-oppilaaksi hyväksytyksi tuleminen. Hakemus on lähetettävä klubin nuorisovaihtoasiamiehelle syyskuun loppuun mennessä.
4. Hakemukset käsiteltyään klubi/klubit pyytävät kaikki ehdokkaansa haastatteluun, jonka perusteella klubi valitsee oppilaat, joita sitten esittää vaihto-ohjelmaan. 
5. Lopullisen valinnan lähtevistä vaihto-oppilaista tekee piirin nuorisovaihtokomitea, joka yleensä vielä kertaalleen haastattelee klubien ehdottamat oppilaat.
6. Haastatteluiden jälkeen on aika huokaista. Onnitteluni tähän asti selvinneille - ei se itsestäänselvyys ole! Hakijoita yhden klubin kautta voi olla useita, jopa kymmeniä.
7. Kun sinut on hyväksytty vaihto-ohjelmaan, on maksettava järjestelymaksu 400€, joka nimensä mukaisesti käytetään vaihtovuoden järjestelyiden aiheuttamiin kustannuksiin.
8. On aika täyttää vuosivaihton sitoumuskaavake. Kaavakkeessa kysytään neljä maatoivetta, joista jokaiseen sitoudut lähtemään. Maatoiveista vähintään kahden on oltava ei-englanninkielisiä maita. Maatoiveita valitessa on otettava huomioon myös ikärajat. Joihinkin maihin ei oteta "yli-ikäisiä" oppilaita, joten kannattaa olla tarkkana! Ikärajat sekä kohdemaat löydät täältä. Kun kaavake on täytetty, se toimitetaan piirin nuorisovaihdon puheenjohtajalle marraskuun loppuun mennessä. Kaavakkeen mukana toimitetaan myös kuitti maksetusta järjestelymaksusta. Kaavakkeen toimittamisesta piiriin huolehtii yleensä klubin nuorisovaihtoasiamies. 
9. Tästä alkaa se mielenkiintoisin osa, nimittäin varsinaisten hakulomakkeiden täyttäminen. Hakupaketti koostuu Web-hakemuksesta ja varsinaisesta hakupaketista. Web-hakemuksessa kysytään käytännössä perustiedot, joiden seassa muun muassa passitietoja. Mikäli passisi on menossa vanhaksi vaihtovuoden aikana, on sinun hankittava uusi. Web-hakemukseen täytyy kirjata uuden passin tiedot. Web-hakemukseen on myös liitettävä valokuvat vanhemmista, itse hakijasta sekä niin sanotusta hätähenkilöstä, johon hätätapauksessa on mahdollista ottaa yhteyttä mikäli oppilaan vanhempiin ei yhteyttä saada. Web-hakemuksen täytettyään on mahdollisuus ladata varsinainen 16 sivuinen hakupaketti. Lääkäri- ja hammaslääkärikäynnit here we come! Muista kysyä klubiltasi kuinka moneen kertaan paperit on täytettävä. Itse täytätin hakupaketit neljään kertaan, kun taas Rye:n nettisivuilla pyydetään kolmea hakupakettia. Muutamat vaihto-oppilaat olivat tänäkin vuonna täyttäneet paperit kahteen kertaan. Aina kannattaa kysyä ja varmistaa.
10. Kun hakupaketit on vihdoin täytetty, toimitetaan ne alkuperäisin allekirjoituksin lähettävän klubin nuorisovaihtoasiamiehelle, joka lähettää paperit eteenpäin 31. joulukuuta mennessä.
11. Tammikuussa on luvassa odottelua sillä välin, kun kohdemaan kirjeenvaihtaja sijoittaa oppilaita kohdemaihinsa. Kirjeenvaihtaja on yhteydessä oppilaaseen asioiden edetessä.
12. Kevään edetessä tietoja tippuu hiljalleen; oppilaat saavat tietää kohdemaansa, piirinsä, tarkemman sijainnin ja lopulta ensimmäisen isäntäperheensä. Yleensä isäntäperhe ehtii ottaa yhteyttä oppilaaseen ennen papereiden saapumista kohdemaasta.
13. Keväällä lähteville oppilaille järjestetään myös kolutustilaisuuksia, joita mielestäni paremmin kuvaa sana valmennustilaisuus. Tilaisuuksissa käydään läpi vaihtovuoteen liittyviä tärkeitä asioita. Tilaisuudet ovat pakollisia kaikille lähtijöille.
14. Kevään tai kesän aikana on hyvä käydä myös lähettävän klubin viikkokokouksessa esittäytymässä. Tätä ei kuitenkaan kannata stressata!

Mikäli tarvitset apua hakuprosessiin tai johonkin muuhun vaihtoasiaan liittyen, ota rohkeasti yhteyttä!